MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Hal yang mesti diperhatikan dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut:

a. Kontak Mata

Hal pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara. Usahakan mempertahankan kontak mata sepanjang pembicaraan, agar lawan bicara tak merasa diabaikan.

b. Ekspresi Wajah

Wajah merupakan cermin kepribadian individual. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang. Sebagi contoh: sebuah senyum mengungkap keramah-tamahan dan kasih-sayang, Mengangkat alis mata menunjukan ekpresi heran, Mengernyitkan dahi menyampaikan ketakutan dan kegelisahan. Semua emosi dan berbagai macam tingkah manusia diekspresikan dalam emosi yang berbeda yang tergambar di wajah. Jadi saat melakukan komunikasi tunjukan ekspresi bahwa Anda tertarik dengan bahan pembicaraan.

c. Postur Tubuh

Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dengan kekuatan meyakinkan dari. Mereka bisa jadi semacam tambahan untuk cara efektif yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal. Sebagai contoh: menundukan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan, mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan, Terlalu sering menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan. Untuk itu perhatikan gerak-gerik saat melakukan komunikasi dengan lawan bicara.

d. Selera Berbusana

Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan. Orang yang berbusana sesuai dengan struktur tubuh mereka nampak lebih menarik. Penampilan fisik seseorang dan busana yang dikenakan membuat dampak pasti pada proses komunikasi. Hal kecil ini memiliki peran untuk sebuah efektif. Jika kita memperhatikan bagaimana cara berbusana, hal itu akan memperbaiki kemampun komunikasi kita.

5 hukum komunikasi yang efektif adalah:

=> 1). Respect

Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang disampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Ketika kita harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager.

=> 2). Empathy

Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand – understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan komunikasi empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang diperlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain.

=> 3). Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

=> 4). Clarity

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.

Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

=> 5). Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32 Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.
Ada empat hal penting yang menjadi kewajiban bagi komunikator agar terjadinya komunikasi yang efektif, yaitu:

=> a). Jelas dan yakin mengenai tujuan komunikasi:-

Bahwa pesan yang disampaikan atau komunikasi yang dilakukan memang diangap atau dirasakan perlu - Bahwa ada tujuan yang ingin dicapai dari komunikasi itu

=> b). Menyusun pesan yang akan disampaikan

Bahwa komunikator perlu menyusun pesan yang akan disampaikannya kepada komunikan dengan mempertimbangkan berbagai hal di atas kepada komunikan denan mempertimbangkan berbagai hal seperti gender, usia, profesi, latar belakang dan budaya, dan sebaginya.

=> c). Memilih saluran atau media yang tepat

Dengan mempertimbangkan siapa komunikan yang dituju da bagaimana keadaan atau kondisi dari komunikan dalam jangka waktu tertentu, komukator memilih atau menentukan penggunaan media yang sesuai.

=> d). Memilih waktu dan suasana yang tepat

Bahwa komunikator sebaiknya memilih waktu yang tepat untuk menyampaikan pesan (berita atau informasi) dan suasana yang sesuai atau nyaman sehingga bisa diharapkan komunikan mudah menerima pesan yang disampaikan dan terbuka untuk berusaha memahami dan kemudian menyepakatinya.

Keempat hal inilah yang seharusnya dipertahatikan oleh pemerintah. Agar masyarkat sebagai komunikan dapat memahami maksud dan tujuan dari pemerintah menerapkan kebijakan tersebut.

Hambatan dalam komunikasi

Secara umum hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi adalah:

=> a). Kurang kecakapan berkomunikasi

Kurang kecakapan berbicara (terutama di depan umum), Kurang cakap membaca dan mendengarkan.

=> b). Sikap yang komunikator yang kurang tepat

Sikap yang kurang tepat dapat menghalangi komunikasi, sehigga dalam hal ini diperlukan sikap simpatik, rendah hati, tetapi cukup tegas dan menunjukan kreadibilitasnya.

=> c). Kurangnya pengetahuan

Hal kurangnya pengetahuan bisa berlaku bagi keua belah pihak. Cara mengatasinya adalah apabila salah satu pihak memiliki pengetahuan lebih tinggi maka ia harus berusaha menyelaraskan cara penyampaian pesan atu sebaliknya menanggapi pesan dengan mempertimbangkan taraf pengetahuan pihak lainnya.

=> d). Kurang memahami sistem sosial

Bila komunikator krang memahasi sistem sosial atau budaya setempat maka arah pembicaraannya kurang tepat dan tidak menarik bagi komunikan setempat.

=> e). Kesalahan bahasa

Sering terjadi salah pengertian atau kesalahan penafsiran yang disebabkan perbedaan arti dari suatu istilah atau kata-kata. Hal ini sering terjadi dalam menggunakan serta menerjemahkan bahasa asing.

=> f). Penyajian yang verbalitas

Komunikasi cenderung menjadi tidak atau kurang lancar jika komunikator terus-menerus hanya membacakan atau berbicara saja tanpa peragaan atau tanpa gerak tubuh yang memperagakan untuk memberikan nuansa kepada pesan yang disampaikan.

=> g). Komunikasi satu arah

Komunikasi satu arah sering kali kurang memberikan hasil yang sesuai dengan harapan, karena komunikan tidak diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau saran-sarannya sehingga pesan atu berita kurang jelas diterima (kurang dimengerti) oelh komunikan, bahkan bisa menimbulkan penafsiran yang salah atau kurang tepat.

TIPS MENGENALI KARAKTER KERJA

Berkecimpung di dunia karier tentu tak lepas dari hubungan dengan rekan kerja dengan beragam karakter. Bagaimana mengenali dan mengatasi perbedaan karakter-karakter tersebut?

Kehidupan adalah interaksi antar-beragam pribadi, kebudayaan dan pola pikir. Termasuk di dunia kerja. Tanpa interaksi antar-karyawan di dalamnya, mustahil sebuah institusi bisa bergerak dan maju.

Nah, dalam hal interaksi di kantor, setiap karyawan pasti bertemu dan berhadapan dengan karyawan lain dengan bermacam karakter atau tabiat yang tentu berbeda-beda pula. Dan untuk menghadapinya, tentu dibutuhkan keahlian tersendiri.

Nah, agar kita bisa memahami aneka karakter di lingkunga n kerja, di bawah ada beberapa tips yang patut disimak:

1. Pahami orang lewat kepribadiannya

Ketika harus menilai seseorang, nilailah kepribadiannya secara utuh. Kepribadian bisa dicermati dari beberapa hal, misalnya dari perkataan, tindakan/tingkah laku, maupun perbuatannya. Yang penting, jangan hanya melihat seseorang dari luar atau secara selintas saja.

Sebelum membuat penilaian, ada baiknya Anda melakukan pendekatan lebih dulu dengan mereka. Ngobrol bisa menjadi salah satu cara. Juga, lihat pula kinerjanya. Jangan menganggap orang yang “heboh” pasti tak becus bekerja. Siapa tahu, bidang kerjanya ternyata memang menuntutnya untuk banyak “bicara.”

2. Cobalah berempati

Empati artinya adalah kemampuan untuk memahami dan mengerti pendapat serta perasaan orang lain tanpa Anda merasa ikut hanyut dalam perasaan itu sendiri.

Jika Anda memang orang yang mudah diajak berdiskusi atau dimintai pendapat untuk menyelesaikan suatu permasalahan (problem solver), berarti Anda bisa disebut berempati. Melalui empati, Anda juga akan tahu persis, bagaimana karaker rekan kerja Anda yang sebenarnya.

3. Bersikap fleksibel

Tak dapat dipungkiri, kita hidup dalam beragam komunitas. Kemampuan beradaptasi atau menyesuaikan diri dalam suatu komunitas, biasa disebut dengan fleksibilitas. Di dunia kerja, Anda pun dituntut untuk lebih fleksibel. Keterampilan memahami perbedaan manusia menjadi sangat penting jika Anda merasa menjadi bagian dari suatu komunitas kerja.

4. Memberi saran yang efektif

Kritik adalah salah satu mekanisme dalam membangun hubungan kerja. Apalagi di lingkungan kerja yang memiliki banyak sekali karakter. Untuk memberi saran kepada rekan kerja, Anda harus tahu betul bagaimana karakter rekan Anda itu. Juga, pilihlah waktu yang tepat.

Berikan saran ketika orang yang dituju siap menerimanya. Juga perlu diingat, sebisa mungkin hindari saran yang bersifat meremehkan. Berikan saran sebanyak mungkin, namun jangan sampai melebihi beban agar orang yang kita beri saran dapat mudah mencerna apa yang kita sampaikan.

5. Pelajari budaya perusahaan

Anda harus menyadari bahwa bertemu dengan banyak orang tentu juga berarti bertemu dengan banyak sifat dan karakter. Tapi, jangan menganggap perbedaan karakter sebagai sesuatu yang dapat menghambat laju karier. Jadi, jangan langsung berkecil hati ketika Anda tahu betapa sulitnya memahami karakter seseorang dalam waktu singkat.

Belajar memahami karakter orang memang tidak selalu bisa dilakukan dengan cepat. Asal Anda menyadari bahwa perbedaan karakter merupakan hal biasa dalam hidup, dengan sendirinya, Anda kelak juga akan terbiasa berada di lingkungan yang memiliki banyak perbedaan. Selain mempelajari karakter rekan kerja, budaya perusahaan di mana Anda bekerja pun harus Anda pelajari juga.

6. Kuncinya, mengontrol emosi

Tak perlu mengeluh ketika rekan kerja kurang peduli lingkungan di sekitar tempat kerja. Atau jangan langsung marah ketika atasan tanpa basa-basi menegur kinerja Anda selama ini. Kunci untuk menghadapi karakter yang beraneka ragam adalah dengan mengontrol emosi.

Dengan mengontrol emosi, Anda tidak akan mudah terbawa emosi. Anggaplah perbedaan sebagai tantangan besar yang harus Anda lewati. Tanpa tantangan, Anda akan bosan karena tidak menemukan sesuatu yang membuat diri Anda ‘belajar’ memahami keadaan.

IPS MELAKUKAN KRITIK PADA ATASAN

Ada ungkapan bahwa bos itu selalu benar. Jangan pernah melakukan kritik pada bos kalau Anda ingin selamat. Apakah betul begitu ?! Sementara ini saya tidak dapat menyalahkan statemen itu. Apalagi sistem birokrasi kita masih sangat terpengaruh dengan kebijakan kepala daerah, utamanya di Kabupaten/Kota dimana pene mpatan personil pejabat masih menjadi wewenang Bupati/Walikota. Sedih sekali saya harus mengatakan ini….tetapi itulah kenyataannya.

Tetapi apakah atasan tidak memerlukan kritik ?! Sebenarnya perlu juga, mengingat mereka juga manusia yang penuh keterbatasan. Apalagi kalau kritik itu dapat memperlancar tugas pekerjaan mereka. Tapi mengkritik seorang atasan perlu kiat-kiat, termasuk bagaimana waktu yang tepat untuk melakukan kritik pada atasan. Berikut Tips singkat melakukan kritik seperti dikemukaan oleh Less Giblin dalam ”Still With People”, setelah saya kombinasikan dengan pengalaman saya tentunya.

1. Jangan Pernah Mengkritik Di Depan Umum

Jika itu Anda lakukan, bukan saja tujuan Anda tidak tercapai, reputasi dan karir Anda akan terancam karena telah menyinggung harga diri dan kewibawaan seorang pimpinan. Lebih baik Anda mencari waktu yang tepat, saat pimpinan sedang senang misalnya, secara empat mata Anda dapat menyampaikan kritik dengan sopan.

2. Mulailah Kritik Dengan Kata Atau Pujian Yang Baik

Jangan langsung memulai pembicaraan dengan kritik pedas. Lebih baik Anda mulai dengan kata-kata pujian. Hal itu penting untuk ’memperlunak pukulan Anda’ Sebagai contoh: Pemberian insentif yang lebih besar bagi Si Udin sangat tepat pak. Mengingat dia anak yang rajin dan bersedia kerja lembur. Hanya saja apakah Bapak pernah mengamati adanya perasaan tidak suka, utamanya pada karyawan senior….

3. Buatlah Kritik Itu Impersonal

Jangan pernah mengkritik sifat pimpinan yang pemarah atau kurang bisa menerima pendapat orang lain. Lebih baik Anda mengkritik hasil kebijakannya yang menimbulkan dampak yang kurang baik bagi staf.

4. Sediakan Jawaban

Tentu saja kritik membangun lebih dihargai oleh atasan. Untuk itu Anda perlu mempersiapkan diri sebaik-baiknya sebelum menyampaikan kritik pada atasan, termasuk memberi jalan keluar dari masalah tersebut.

5. Mintalah Kerjasama

Kalimat bernada menuntut seperti”saya menuntut Bapak memberi wewenang yang lebih besar untuk mengerjakan proyek itu…” Lebih baik kita ganti dengan ”Biarkan saya membantu Bapak mengerjakan proyek itu dengan sebaik-baiknya. Laporan akan saya berikan secara rutin kepada Bapak, dengan demikian Bapak tinggal mengevaluasi proyek itu secara periodik.

6. Satu Kritikan Untuk Sebuah Pelanggaran

Walaupun atasan melakukan banyak sekali kesalahan dalam memanaje kegiatan kantor, tetapi hendaknya Anda menyampaikan kritik satu persatu. Jangan Anda lontarkan semua kesalahan atasan dalam satu kesempatan saja karena akan menyebabkan atasan terlihat bodoh. Jika itu Anda lakukan, atasan akan bersifat defensif dan balik menyerang Anda.

7. Akhiri Kritik Dengan Perkataan Yang Bersahabat

”Ini hanya kesalahan kecil Pak. Bagi saya Bapak adalah guru dalam kehidupan kerja. Masih banyak yang perlu saya pelajari dalam kehidupan kerja agar dapat sukses seperti Bapak” Kalimat penutup kritik yang sederhana tapi akan sangat bermanfaat bagi hubungan kerja selanjutnya.

Itu beberapa tips yang dapat saya sampaikan. Yang perlu diingat adalah untuk dapat menyampaikan kritik, Anda haruslah merupakan karyawan yang berkinerja tinggi. Ini penting guna meningkatkan ’posisi tawar’ sehingga suara Anda akan lebih didengar oleh atasan.

Komunikasi Efektif

Kegiatan komunikasi sudah menjadi sebagian besar kegiatan kita sehari-hari, mulai antar teman/pribadi, kelompok, organisasi atau massa. Kalau lebih teliti lagi banyak kegagalan dari komunikasi yang kita lakukan.

Bisa jadi bentuknya karena tujuan yang kita inginkan belum tercapai. Bukan tujuan komunikasi secara egois loh. Tetapi tujuan komunikasi yang lebih pada, tidak adanya saling kesepahaman, belum bertambahnya informasi, serta ada usaha perubahan tingkah laku pada orang atau teman kita itu. Yang terkadang tidak hanya diartikan persetujuan.

Komunikasi

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:

- Komunikator : orang yang menyampaikan pesan

- Pesan : ide atau informasi yang disampaikan

- Media : sarana komunikasi

- Komunikan : audience, pihak yang menerima pesan

- Umpan Balik : respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.

Fungsi Komunikasi
- Membangun Konsep Diri (Establishing Self-Concept)
- Eksistensi Diri (Self Existence)
- Kelangsungan Hidup (Live Continuity)
- Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)
- Terhindar dari Tekanan dan Ketegangan (Free from Pressure and Stress)

Terima kacih sudah mau membaca nya
Semoga bermanfaat
hehehe